Privacybeleid
Wij hechten veel belang aan de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken. Dit privacybeleid informeert u over de verwerking van uw persoonsgegevens en werd laatst bijgewerkt op 2 september 2020. Wij gebruiken ook cookies op onze website. Voor meer informatie hierover, verwijzen wij u vriendelijk naar ons cookiebeleid.
1.1. Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u:
1.2. Dit privacybeleid kan gewijzigd worden zoals bepaald in artikel 8.
2.1. “Wij” verwijst in dit privacybeleid naar IMENGINE bv:
Naam: IMENGINE bv
Adres: Tiensevest 43, 3010 Leuven
Ondernemingsnummer: 0871.378.813
E-mail: privacy@imengine.be
Telefoon: +32 16 22 07 05
2.2. Wij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens op de wijze uitgelegd in dit privacybeleid. Als u vragen hebt hierover, contacteer ons dan per e-mail (privacy@imengine.be).
2.3. In bepaalde omstandigheden kunnen derde partijen (ook) verantwoordelijk zijn voor de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u op een link klikt en daardoor onze website verlaat. In dat geval raden wij aan om het privacybeleid van deze derde partijen te raadplegen.
3.1. WANNEER U ONZE WEBSITE GEBRUIKT OF HET CONTACTFORMULIER GEBRUIKT
3.1.1. Wanneer u gebruik maakt van onze website (www.imengine.be) of gebruik maakt van ons contactformulier of ander digitaal communicatiekanaal, verzamelen en gebruiken wij de volgende persoonsgegevens.
| Welke persoonsgegevens? | Waarom? | Wettelijke basis? |
|---|---|---|
| Technische informatie (bv. serverlogbestanden) over uw bezoek en het apparaat dat u gebruikt. Wij kunnen u niet identificeren op basis van deze informatie, maar derde partijen misschien wel (bv. uw internet service provider). | Om een zo storingsvrij mogelijke werking van onze website te waarborgen en om malware, illegale inhoud en gedrag en andere vormen van mogelijk misbruik op te sporen en te voorkomen. | Ons legitiem belang om onze online aanwezigheid veilig te houden. |
| Informatie over uw surfgedrag, hoe u onze website gebruikt en het apparaat dat u gebruikt. Wij kunnen u niet identificeren op basis van deze informatie, maar derde partijen misschien wel. Wij verzamelen deze informatie via cookies. Voor meer informatie hierover, verwijzen we naar ons cookiebeleid. | Om de inhoud van en de algemene ervaring op onze website te verbeteren en om nieuwe producten of diensten te ontwikkelen. | Ons legitiem belang om onze bezoekers een interessante online ervaring te kunnen bieden. |
| Identiteits- en contactgegevens die u ons verstrekt en de inhoud van uw bericht en de technische details van het bericht zelf (bv. datum en tijd). | Om de communicatie tussen u en ons mogelijk te maken. | Ons legitiem belang om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen of om proactief contact met u op te nemen voor vragen van welke aard dan ook. |
3.2. WANNEER U EEN OVEREENKOMST MET ONS SLUIT
3.2.1. Wanneer u een overeenkomst sluit met ons, verzamelen en gebruiken wij de volgende persoonsgegevens.
| Welke persoonsgegevens? | Waarom? | Wettelijke basis? |
|---|---|---|
| Identiteits- en contactgegevens die u ons verstrekt in het kader van de overeenkomst (bv. naam, e-mailadres en professionele functie). | Om onze contractuele verplichtingen na te komen, en indien u een klant van ons bent, om onze producten te leveren of onze diensten te verstrekken, waaronder het verwerken, uitvoeren of leveren van bestellingen of het verwerken van betalingen en hierover met u te communiceren. | Wanneer u als individu onze klant of leverancier bent, vertrouwen wij op de noodzaak van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de totstandkoming en uitvoering van het contract dat wij met u hebben. Als u echter namens een bedrijf of een andere rechtspersoon optreedt, vertrouwen wij op ons legitiem belang om met klanten en leveranciers te kunnen contracteren. |
| Identiteits- en contactgegevens die u ons verstrekt in het kader van het contract en, indien van toepassing, uw bedrijfs- en facturatiegegevens. | Om onze normale bedrijfsadministratie te voeren (bv. facturatie en relatiebeheer). | Ons legitiem belang om onze bedrijfsactiviteiten op een verantwoorde en professionele manier te beheren. |
3.3. WANNEER U BIJ ONS SOLLICITEERT
3.3.1. Wanneer u bij ons solliciteert, verzamelen en gebruiken wij de volgende persoonsgegevens.
| Welke persoonsgegevens? | Waarom? | Wettelijke basis? |
|---|---|---|
| Identiteits- en contactgegevens (bv. naam, e-mailadres, postadres en telefoonnummer). | Om uw sollicitatie te beoordelen. | Wij vertrouwen op de noodzaak van de verwerking van uw persoonsgegevens om tot een eventuele overeenkomst met u te komen. Als wij beslissen om niet met u samen te werken, zullen wij uw toestemming vragen om u op te nemen in onze wervingsreserve. |
3.4. WANNEER U MET ONS COMMUNICEERT
3.4.1. Wanneer u met ons communiceert via telefoon, email of een ander digitaal communicatiekanaal, verzamelen en gebruiken wij de volgende persoonsgegevens.
| Welke persoonsgegevens? | Waarom? | Wettelijke basis? |
|---|---|---|
| Identiteits- en contactgegevens die u ons verstrekt, de inhoud van uw communicatie, de technische details van de communicatie zelf (bv. datum en tijd) en, indien van toepassing, het apparaat dat u gebruikt. | Om de communicatie tussen u en ons mogelijk te maken (bv. wanneer u gebruik maakt van ons contactformulier of contact met ons opneemt via telefoon of email). | Ons legitiem belang om te kunnen reageren op verzoeken, vragen of opmerkingen of om proactief contact met u op te nemen voor vragen van welke aard dan ook. |
3.5. IN ALLE BOVENSTAANDE GEVALLEN
3.5.1. Voor alle persoonsgegevens die wij in de bovengenoemde omstandigheden verzamelen, willen wij echter duidelijk maken dat wij uw persoonsgegevens ook zullen verwerken in de volgende gevallen.
| Welke persoonsgegevens? | Waarom? | Wettelijke basis? |
|---|---|---|
| Bovengenoemde persoonsgegevens. | Om onze wettelijke verplichtingen na te komen of te voldoen aan elk redelijk verzoek van bevoegde politiediensten, gerechtelijke autoriteiten, overheidsinstellingen of -organen, met inbegrip van bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten. | Onze wettelijke verplichting. |
| Bovengenoemde persoonsgegevens. | Om fraude of andere illegale of ongeoorloofde activiteiten te voorkomen, detecteren en bestrijden. | Onze wettelijke verplichting. |
| Bovengenoemde persoonsgegevens. | Om ons te verdedigen in gerechtelijke procedures. | Ons legitiem belang om uw persoonsgegevens in deze procedures te gebruiken. |
| Bovengenoemde persoonsgegevens. | Om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie met, overname van/door of splitsing door die derde, zelfs indien die derde buiten de EU is gevestigd. | Ons legitiem belang om zakelijke transacties te kunnen aangaan. |
4.1. In principe delen wij uw persoonsgegevens met niemand anders dan de personen die voor ons werken, evenals met de leveranciers die ons helpen bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Iedereen die toegang heeft tot uw persoonsgegevens zal altijd gebonden zijn door strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te bewaren. Dit betekent dat alleen de volgende categorieën van ontvangers uw persoonsgegevens ontvangen:
4.2. Uw persoonsgegevens worden door ons niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verzonden (de Europese Economische Ruimte bestaat uit de EU, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Wij zullen uw persoonsgegevens alleen buiten de EER doorgeven wanneer u of uw werkgever, als klant of leverancier, vestigingen buiten de EER hebt waarmee wij moeten communiceren. Als er een overdracht zou plaatsvinden, zullen wij voldoende waarborgen nemen om uw persoonsgegevens bij overdracht te beschermen (bv. door het afsluiten van een overeenkomst op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardclausules inzake gegevensbescherming).
5.1. Uw persoonsgegevens worden slechts zolang verwerkt als nodig is om de hierboven beschreven doeleinden te bereiken of, wanneer wij u om uw toestemming hebben gevraagd, tot het moment dat u uw toestemming intrekt. In dit artikel voorzien wij u van de informatie die u nodig hebt om te beoordelen hoe lang wij uw persoonsgegevens identificeerbaar houden.
5.2. Als algemene regel geldt dat wij uw persoonsgegevens zullen de-identificeren wanneer deze niet langer nodig zijn voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer de bewaartermijn, zoals in dit artikel 5 wordt uitgelegd, is verstreken. Wij kunnen uw persoonsgegevens echter niet verwijderen als er een wettelijke of reglementaire verplichting of een gerechtelijk of administratief bevel bestaat dat ons verhindert deze te verwijderen.
5.3. Alle persoonsgegevens die wij verzamelen via onze website bewaren wij zo lang als nodig om de in artikel 3.1 vermelde legitieme belangen te behartigen. Technische informatie zoals onze serverlogbestanden bewaren wij tot 6 maanden na uw bezoek aan onze website, waarna deze worden verwijderd of gede-identificeerd. Berichten die u ons via het contactformulier stuurt, bewaren wij zolang als nodig om uw vraag, verzoek, opmerking of andere input te behandelen en op te volgen. Wij houden ook een archief bij van zogenaamde tickets die wij hebben ontvangen via het contactformulier. Tickets die wij gesloten hebben, verwijderen of de-identificeren wij niet later dan 5 jaren na sluiting hiervan.
5.4. Voor alle persoonsgegevens die wij zoals bepaald in artikel 3.2 verzamelen in het kader van een contractuele relatie met u of de organisatie die u vertegenwoordigt, geldt als algemene regel dat wij deze gegevens voor de duur van de contractuele relatie en ten minste tot 7 jaren daarna.
5.5. Alle persoonsgegevens die wij in het kader van uw sollicitatie bij ons verzamelen, bewaren wij voor de duur van de sollicitatieprocedure en, indien wij ervoor kiezen om u in dienst te nemen, voor de gehele duur van uw contract met ons en tot 10 jaren na beëindiging van het contract. Indien wij er niet voor kiezen om u in dienst te nemen, maar wij u wel hebben uitgenodigd voor een gesprek, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende 5 jaren nadat het beoordelingsproces is afgesloten. Als u toestemt met het opnemen van uw persoonsgegevens in onze wervingsreserve, bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende 5 jaren na ontvangst van uw persoonsgegevens.
5.6. Alle persoonsgegevens die wij via onze interacties met u verzamelen via telefoon, email of andere digitale communicatiekanalen bewaren wij zo lang als nodig om met u te communiceren, maar ook om een historisch archief van onze communicatie te kunnen bijhouden. Dit stelt ons in staat om terug te keren naar eerdere communicatie als u bij ons terugkomt met nieuwe vragen, verzoeken, opmerkingen of andere input.
6.1. De veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens die wij verwerken is zeer belangrijk voor ons. Daarom hebben wij maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verwerkte persoonsgegevens veilig worden bewaard. Deze maatregelen omvatten onder meer technische en organisatorische maatregelen om onze infrastructuur, systemen, toepassingen en processen te beveiligen. We hebben ook andere maatregelen genomen, zoals het nemen van interne beleidsmaatregelen, het beperken van de verwerking tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor het bereiken van de doeleinden en het minimaliseren van de verwerking van persoonsgegevens.
7.1. U hebt bepaalde rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens: het recht van toegang, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid van persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of deze te beperken en om uw toestemming in te trekken. Meer informatie over deze rechten en hoe u deze kunt uitoefenen, kan u vinden op onze website (www.imengine.be). Om een van uw rechten uit te oefenen, kan u een schriftelijk verzoek indienen bij privacy@imengine.be met vermelding van het recht waarop uw verzoek betrekking heeft. Als u nog steeds niet tevreden bent, hebt u het recht om contact op te nemen met de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
8.1. Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid te op eigen initiatief wijzigen. Indien materiële wijzigingen aan dit privacybeleid een invloed kunnen hebben op de verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij deze wijzigingen aan u communiceren op een manier waarop wij normaal met u communiceren (bv. via e-mail of via een bericht op onze website).
8.2. Wij nodigen u uit om de laatste versie van dit privacybeleid online te bekijken. Ons online privacybeleid vermeldt de datum waarop onze privacybeleid het laatst werd gewijzigd.
9.1. Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze privacy manager. U kunt contact opnemen met onze privacy manager via e-mail: privacy@imengine.be.